Firma electrónica: cómo registrarla y cuándo usarla

La informática y la Internet permiten firmar documentos electrónicamente./ SEGUROS CONFIANZA / ATREVIA

La coyuntura de la economía en el mundo, actualmente, ha permitido que cada vez más personas prefieran alternativas de gran simplicidad para realizar diversos procesos, con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia de la COVID-19.

Es así que la digitalización, o uso intensivo de los diversos dispositivos electrónicos (computadores, teléfonos y otros), ha tomado mayor relevancia en el día a día de las personas y empresas, y con ello el uso de lo que ya se conoce como firma electrónica.

A consecuencia de la tecnología, la necesidad de contar con documentos en papel es cada vez menos frecuente en el mundo. En este sentido, la firma electrónica se ha consolidado como el documento jurídico esencial para facilitar una serie de trámites que realizan los ecuatorianos de manera simple y sin necesidad de salir de la casa o lugar de empleo.

La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita, pero en digital.  “Por medio de este concepto jurídico, el firmante acepta que el contenido electrónico en el que su firma está presente es real y válido. Tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita”, expresa Gerardo Aguirre, gerente de Sistemas de Seguros Confianza.  

La Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, establece en su Art.14 que “La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio”.

Se puede utilizar este insumo para firmar, de manera digital, documentos como los indicados aquí: correos electrónicos, contratos, pólizas de seguros, facturas, ofertas del Sistema Nacional de Contratación Pública, trámites tributarios, entre otros.

A continuación, Aguirre explica más detalles sobre las ventajas de contar con esta herramienta legal.

Principales beneficios de incorporar la firma electrónica

comparativa firma manuscrita - firma electronica
Comparación de ventajas entre el proceso de firmar documentos por el método tradicional manuscrito y el de hacerlo con firma electrónica./ SEGUROS CONFIANZA / ATREVIA

Actualmente muchas organizaciones han incorporado la firma electrónica para agilizar sus procesos. En el país hay una variedad de sectores  –  farmacéutico, bienes de consumo, ventas, el sistema financiero y asegurador, entre otros- que han sumado este mecanismo para estar a la vanguardia y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y proveedores.

“En Seguros Confianza hemos adoptado la firma electrónica como un paso adelante hacia la innovación tecnológica que nos acerca más a nuestros clientes. Esto nos permite ofrecerles un servicio de primera, reduciendo costos y tiempos en cada uno de sus trámites; siempre enfocándonos en la atención personalizada y de calidad”, afirma Aguirre.

Otras ventajas

diferenciacion procesos con firma manuscrita o firma electronica
El trámite usual de documentos firmados en forma manuscrita y el actual con firma electrónica./ SEGUROS CONFIANZA / ATREVIA
  • Reducción de costos: Ahorrará tiempo y dinero en la impresión de documentos y el traslado de los mismos. Incluso evita el envío de documentos a otras provincias, favoreciendo sus recursos.
  • Archivos permanentes y disponibles.
  • Automatización e inmediatez de procesos: Al ser todo más rápido, la productividad de los colaboradores y la calidad de atención mejorarán.
  • Cultura 100 % digital.
  • Ventaja competitiva y buena reputación.
  • Mitiga el impacto ambiental.  
  • Protección jurídica.
  • Confidencialidad.
  • Mejora la competitividad.

Pasos para obtener una firma electrónica

El directivo de Seguros Confianza detalla algunos pasos que se deben seguir:

  • Seleccionar el proveedor: Lo principal es escoger un proveedor acreditado por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL). Entre los actualmente acreditados tenemos al Banco Central del Ecuador, Consejo de la Judicatura, ANFAC y Security Data.
  • Escoger el tipo de firma: En el país existen 2 tipos de firmas, dependiendo de si se trata de una empresa privada o institución pública, o si es una persona natural.
  • Recopilación de documentos: Las personas naturales, representantes legales y los miembros de empresas deben tener en cuenta toda la documentación requerida para el debido proceso. Esto es indispensable para acceder a la firma electrónica.
  • Llenar el formulario y realizar el pago: Al tener todos los documentos, el solicitante debe llenar el formulario provisto por el ente acreditado. Al estar aprobados los documentos, se da paso a la facturación y pago por parte de quien ha solicitado. El valor es variable y puede ir desde los $9.99 dólares.
  • Verificación de identidad: Se puede realizar en línea o en las oficinas del proveedor acreditado. Una vez que se ha comprobado la identidad del solicitante, se realizará una formalización contractual para declarar la pertenencia firma electrónica al usuario.
  • Elegir formato: Puede escoger si desea que su firma electrónica sea emitida en archivo o token (dispositivo criptográfico de gran seguridad, similar a una memoria USB que almacena la firma electrónica).

Tipos de firma

En archivo: Este formato es más versátil e incluso puede ser copiado en otros dispositivos. No se necesita de un dispositivo externo como token, ni de una computadora con puerto USB. Se puede almacenar en un dispositivo electrónico. Para poder utilizarla necesitará una clave de acceso personal e intransferible.

En Token: Consiste en un dispositivo USB que contiene la identidad digital del solicitante y que no permite que su información sea copiada. Requiere de una contraseña con al menos 8 dígitos para evitar cualquier tipo de riesgo cibernético. Es ampliamente utilizada para importadores o exportadores. Es un formato solicitado para trámites relacionados con la Aduana.


FUENTE: Confianza, empresa de fianza y seguros de créditos (Guayaquil, Ecuador), mediante boletín y fotos enviados a REVISTA DE MANABÍ a través de la agencia de comunicaciones Atrevia, con firma de Richard Condor.